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Wie 300 maßgefertigte Ausstellungsschirme in 20 Tagen in die USA gelangten
Eine US-amerikanische Bio-Lebensmittelmarke benötigte für eine bevorstehende Messe individuell gestaltete Golfschirme. Da lokale Lieferanten den Liefertermin nicht einhalten konnten, arbeitete der Kunde direkt mit HFumbrella zusammen, um Produktion, Freigabe, Qualitätskontrolle und Luftlieferung innerhalb des engen Zeitrahmens zu gewährleisten.
Projekt-Faktenblatt
| Kunden | Bio-Lebensmittelmarke aus den USA |
|---|---|
| Produkt | Golfschirme mit individuellem Branding |
| Die Menge | 300 |
| Schirmkonstruktion | Doppeldach / Fiberglasrahmen |
| Versandmethode | Luftfracht, DDP zum US-Lager |
| Gesamtzeitleiste | Um 20-Tage |
| Ende Verwendung | Werbegeschenk der jährlichen Fachmesse |
Die Situation
Ende April kontaktierte uns ein US-amerikanisches Bio-Lebensmittelunternehmen bezüglich eines dringenden Ausstellungsprojekts.
Sie benötigten 300 Regenschirme mit Firmenlogo für eine bevorstehende Messe, wobei der Logodruck individuell gestaltet und die Schirmfarben ihren bestehenden Markenrichtlinien entsprechen sollten.
Das Problem war der Zeitpunkt. Als die Gespräche mit den Lieferanten begannen, waren es bereits weniger als drei Wochen bis zur Ausstellung.
Bevor der Kunde uns kontaktierte, hatte er bereits mehrere US-amerikanische Werbeartikelanbieter angefragt. Zunächst schien die Beschaffung vor Ort die sicherere Option zu sein. Kürzere Lieferwege klingen in der Regel weniger riskant.
Doch nach mehreren Gesprächsrunden konnte keiner der Lieferanten einen Liefertermin verbindlich zusagen.
Als der Kunde den Prozess genauer unter die Lupe nahm, wurde ein weiteres Problem deutlich. Die meisten lokalen Lieferanten stellten die Regenschirme nicht selbst her. Das Projekt musste daher weiterhin an ausländische Fabriken zur Produktion weitergegeben werden, wobei die Kommunikation über mehrere Ebenen zwischen Vertriebsmitarbeitern, Händlern und Herstellern verlief.
Bei einem so kurzen Zeitplan führte jede zusätzliche Ebene zu Verzögerungen.
Die größten Herausforderungen
Als der Kunde schließlich über Google direkt Kontakt zu HFumbrella aufnahm, war der Zeitplan bereits extrem eng.
Aus produktionstechnischer Sicht waren die größten Druckpunkte recht überschaubar.
Kleinmengen + individueller Druck
Bei einer Auflage von 300 Stück würde der traditionelle Siebdruck das Projekt aufgrund der Plattenherstellung und der Einrichtungszeit normalerweise verlangsamen. Dieses Verfahren eignet sich gut für große Produktionsmengen, wird aber ineffizient, wenn die Zeitvorgaben eng sind.
Kommunikation über Zeitzonen hinweg
Zwischen den USA und China besteht ein Zeitunterschied von etwa 13 Stunden. Bei dringenden Sonderanfertigungen kann selbst ein zusätzlicher Korrekturdurchgang bei langsamer Kommunikation leicht einen weiteren Tag kosten.
In den ersten Tagen des Projekts fanden die meisten Diskussionen beider Teams spät abends statt.
Fester Ausstellungstermin
Der Eröffnungstermin der Ausstellung durfte nicht verschoben werden. Das bedeutete, dass Produktion, Inspektion, Versand, Zollabfertigung und die lokale Auslieferung in den USA ohne großen Spielraum für Verzögerungen aufeinander abgestimmt sein mussten.
Wie das Projekt gemanagt wurde
Um den Zeitplan einzuhalten, mussten mehrere Teile des normalen Produktionsprozesses schneller als üblich ablaufen.
Umstellung auf Digitaldruck
Anstatt des traditionellen Siebdrucks haben wir das Projekt auf unsere Digitaldruckanlage verlagert.
Bei kleineren Sonderanfertigungen trägt der Digitaldruck maßgeblich zur Reduzierung der Einrichtungszeit bei und ermöglicht schnellere Anpassungen der Druckvorlage während des Freigabeprozesses. Zudem konnte der Kunde die Markenfarben im Rahmen des engen Zeitplans schneller bestätigen.
Bestätigung der Fernprobe
Der internationale Versand von Mustern hätte die Projektlaufzeit um mehrere Tage verlängert.
Stattdessen teilten wir detaillierte Nahaufnahmen und Videos, die Folgendes zeigten:
- Logodruckqualität
- Stoffstruktur
- Nähdetails
- Schirmgestellstruktur
- Wasserabweisungsleistung
Dies ermöglichte es dem Kunden, die Bestätigung aus der Ferne abzuschließen und direkt in die Produktion überzugehen.
Produktionsplanung
Da wir die Produktion im eigenen Haus durchführen, konnten wir die Bestellung intern priorisieren, sobald das Muster freigegeben war.
Die Regenschirme mussten nicht hinter größeren Produktionsläufen zurückstehen. Die gesamte Charge wurde innerhalb von 9 Werktagen fertiggestellt, geprüft und verpackt.
Während der gesamten Produktion hielten wir den Kunden laufend über den Produktionsfortschritt auf dem Laufenden, unter anderem mit Produktionsfotos, Inspektionsvideos und Informationen zum Verpackungsfortschritt.
Versand und endgültige Lieferung
Als die Produktion abgeschlossen war, war der Seetransport für den Zeitplan der Ausstellung nicht mehr realistisch.
Die Sendung wurde per Luftfracht unter DDP-Bedingungen direkt an das US-amerikanische Lager des Kunden geschickt.
Die Abwicklung von Zollabfertigung und lokaler Zustellung im Rahmen einer koordinierten Sendung trug dazu bei, zusätzliche Verzögerungen in der Endphase des Projekts zu vermeiden.
Die Regenschirme trafen vor dem Aufbau der Ausstellung ein. Während der Veranstaltung wurden sie im gesamten Ausstellungsbereich als Werbegeschenke mit Markenlogo eingesetzt.
Ein häufiges Missverständnis bei der Beschaffung von Werbeartikeln
Ein interessanter Aspekt dieses Projekts war die anfängliche Annahme des Kunden, dass die Beschaffung vor Ort automatisch schneller und sicherer wäre.
In Wirklichkeit setzen viele Anbieter von Werbeartikeln immer noch auf die Fertigung im Ausland, insbesondere bei kundenspezifischen Produkten in kleineren Mengen.
Wenn die Zeitvorgaben extrem knapp werden, lassen sich durch die direkte Kommunikation mit dem Werk selbst oft unnötige Verzögerungen im Prozess vermeiden.
Bei diesem Projekt ging es weniger um die Regenschirmproduktion selbst, sondern vielmehr um die Koordination von Zeitplanung, Kommunikation, Genehmigungen und Logistik unter Einhaltung eines festgelegten Termins.
Über HFumbrella
HFumbrella ist ein Hersteller von maßgefertigten Regenschirmen mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in der Produktion von Werbe- und Markenregenschirmen.
Wir unterstützen Unternehmen weltweit mit individuell gestalteten Logo-Regenschirmen, Werbe-Regenschirmen für Messen, Golfschirmen, OEM- und ODM-Regenschirmherstellung, schneller Mustererstellung, flexibler Anpassung mit niedrigen Mindestbestellmengen und Qualitätskontrolle vor dem Versand.
Benötigen Sie individuell gestaltete Regenschirme für eine bevorstehende Veranstaltung?
Wenn Ihr Projekt einen festen Ausstellungstermin oder einen engen Werbeplan hat, kann die direkte Zusammenarbeit mit dem Hersteller dazu beitragen, unnötige Verzögerungen zu vermeiden.