Как 300 выставочных зонтов, изготовленных на заказ, попали в США за 20 дней.

Американскому бренду органических продуктов питания потребовались зонты для гольфа с индивидуальным брендированием для предстоящей торговой выставки. Местные поставщики не смогли уложиться в сроки, поэтому клиент напрямую сотрудничал с компанией HFumbrella, которая занималась организацией производства, согласований, контроля качества и доставки воздуха в сжатые сроки.

Информационный бюллетень проекта

Ситуация

В конце апреля с нами связалась американская компания по производству органических продуктов питания по поводу срочного выставочного проекта.

Им потребовалось 300 фирменных зонтов для предстоящей выставки, с нанесением логотипа на заказ и в цветах купола, соответствующих существующим фирменным стилям.

Проблема заключалась во времени. К тому моменту, когда начались переговоры с поставщиками, до выставки оставалось уже меньше трех недель.

Прежде чем связаться с нами, клиент уже обращался к нескольким поставщикам рекламной продукции в США. Сначала казалось, что закупка у местных поставщиков — более безопасный вариант. Меньшее расстояние доставки обычно менее рискованно.

Однако после нескольких раундов обсуждений ни один из поставщиков не смог с уверенностью назвать точную дату поставки.

По мере того, как клиент углублялся в процесс, выявилась еще одна проблема. Большинство местных поставщиков сами не занимались производством зонтов. Проект все равно нужно было передавать на производство зарубежным фабрикам, а коммуникация проходила бы через множество уровней между торговыми представителями, дистрибьюторами и производителями.

При таких сжатых сроках каждый дополнительный этап приводил к задержкам.

Основные проблемы

К тому моменту, когда клиент связался с HFumbrella напрямую через Google, график уже был крайне сжатым.

С точки зрения производства, наиболее проблемные точки были довольно очевидны.

Небольшие тиражи + печать на заказ

При заказе 300 штук традиционная трафаретная печать обычно замедляет проект из-за изготовления печатных форм и времени на подготовку. Этот процесс хорошо подходит для больших тиражей, но становится неэффективным при сжатых сроках.

Связь через часовые пояса

Разница во времени между США и Китаем составляет примерно 13 часов. Для срочных заказов даже один дополнительный цикл доработки может легко отнять целый день, если связь с заказчиком будет медленной.

В первые несколько дней проекта большинство обсуждений в обеих командах проходило поздно вечером.

Установлен фиксированный срок проведения выставки.

Дата открытия выставки не могла быть изменена. Это означало, что производство, проверка качества, отгрузка, таможенное оформление и доставка по США должны были осуществляться в согласованном режиме, без возможности каких-либо задержек.

Как осуществлялось управление проектом

Чтобы уложиться в сроки, некоторые этапы обычного производственного процесса пришлось ускорить.

Переход на цифровую печать

Вместо традиционной шелкотрафаретной печати мы перевели проект на нашу линию цифровой печати.

Для небольших индивидуальных заказов цифровая печать значительно сокращает время подготовки и позволяет быстрее вносить корректировки в макет при утверждении. Это также помогло клиенту быстрее подтвердить фирменные цвета в условиях сжатых сроков.

Удаленное подтверждение образца

Международная доставка образцов добавила бы несколько дополнительных дней к срокам реализации проекта.

Вместо этого мы опубликовали подробные фотографии и видео крупным планом, на которых было видно:

• Качество печати логотипа
• Текстура ткани
• Детали шитья
• Конструкция каркаса зонта
• Водоотталкивающие свойства

Это позволило клиенту завершить подтверждение удаленно и сразу перейти к производственной эксплуатации.

Планирование производства

Благодаря собственному производству, после утверждения образца мы смогли отдать приоритет этому заказу внутри компании.

Производство зонтов не пришлось откладывать из-за больших объемов заказов. Вся партия была изготовлена, проверена и упакована в течение 9 рабочих дней.

На протяжении всего производственного процесса мы постоянно информировали клиента о ходе работ, включая фотографии с производства, видеозаписи проверок и информацию о процессе упаковки.

Доставка и окончательная доставка

К моменту завершения производства морские перевозки перестали быть реалистичными с точки зрения графика выставки.

Груз был отправлен авиаперевозкой на условиях DDP напрямую на склад клиента в США.

Организация таможенного оформления и местной доставки в рамках одной скоординированной партии помогла сократить дополнительные задержки на заключительном этапе проекта.

Зонты прибыли до начала выставки. Во время мероприятия они использовались в качестве фирменных рекламных сувениров на всей территории выставочного комплекса.

Распространенное заблуждение в сфере закупок рекламной продукции

Интересным моментом этого проекта стало первоначальное предположение клиента о том, что закупка товаров у местных поставщиков автоматически будет быстрее и безопаснее.

В действительности многие поставщики рекламной продукции по-прежнему полагаются на зарубежное производство, особенно в отношении продукции, изготавливаемой на заказ в небольших количествах.

В условиях крайне сжатых сроков прямое общение с заводом-изготовителем часто позволяет избежать ненужных задержек в процессе.

В этом проекте речь шла не столько о самом производстве зонтов, сколько об управлении сроками, коммуникации, согласованиях и логистике в условиях жесткого дедлайна.

О компании HFumbrella

HFumbrella — это производитель зонтов на заказ с более чем 30-летним опытом в производстве рекламных и брендированных зонтов.

Мы поддерживаем предприятия по всему миру, предлагая зонты с индивидуальным логотипом, рекламные зонты для выставок, зонты для гольфа, OEM и ODM производство зонтов, быстрое изготовление образцов, гибкую настройку с низким минимальным объемом заказа и контроль качества перед отгрузкой.